segunda-feira, 2 de maio de 2011

32 ideias para administrar seu tempo

Ultimamente, nós, brasileiros, jogamos fora dois terços do dia com atividades inúteis e urgentes. A Tríade do Tempo, de São Paulo, especializada no assunto, fez a descoberta após ouvir 15 324 pessoas entre 2005 e 2007. Por isso, sobra tão pouco espaço na agenda para o que é realmente importante. Como você verá nesta reportagem, separar o que é urgente do importante alivia a pressão do tempo. Veja a seguir 32 ideias que podem ser aplicadas a partir de agora, pois sabemos que o seu tempo é precioso.
CLAREZA DE PRIORIDADES
Para Alexandre Hohagen, de 37 anos, presidente do Google para a América Latina, a divisão racional do tempo é fundamental. A clareza de prioridades e a cultura da empresa permitem que ele tenha uma agenda flexível e fique quatro horas por dia com as três filhas. No trabalho, Alexandre tem apenas três reuniões fixas semanais e sua agenda fica aberta na intranet para quem quiser marcar uma conversa.

Ele divide seu tempo assim: 
Casa-trabalho: 30 min
Chega ao escritório: 13h30
Reuniões: 5 horas
E-mails: 5 horas
Horas de sono: 6 horas
Tempo livre: 4 horas
1 Avalie o tempo gasto nas tarefasAnote o tempo gasto em cada uma de suas atividades principais. As informações serão valiosas para tornar a próxima programação mais precisa e eficaz. "Essa é uma habilidade que diferencia os gerentes mais experientes", escreve a consultora americana Melissa Raff oni.
2 Centralize as informações
"Uma pessoa gasta até 28 minutos do dia procurando dados que não sabe onde anotou", afirma Paulo Kretly, presidente da FranklinCovey Brasil. No fim do mês, isso pode significar um dia inteiro perdido. Hoje, com aparelhinhos modernos cada vez mais versáteis, não há desculpa para você não ter as informações centralizadas.
3 Planeje em apenas 10 minutos Você não precisa mais do que 10 minutinhos para planejar as tarefas do dia. Ao fazer isso, entrará para o pequeno time de executivos que possuem esse hábito: apenas 17%, segundo pesquisa feita pela FranklinCovey no fim do ano passado.

4 Tenha horários LIVRES 
"Minha agenda de trabalho está no sistema. O funcionário que quiser marcar uma reunião pode entrar, ver horários disponíveis e me enviar um convite. De qualquer forma, tenho algumas reuniões fixas, que cumpro religiosamente toda semana. É bom para me exercitar e criar uma cultura entre os subordinados", diz Alexandre Hohagen, do Google.
5 Faça escolhas
"Apesar de trabalhar de 13 a 14 horas por dia, procuro sempre reservar espaço para o que é importante para mim, como as minhas filhas. Deixei de fazer ginástica para ficar mais tempo com elas. Também reservo tempo para dar uma palestra por semana", afirma Alexandre Hohagen, presidente do Google para a América Latina.
6 Participe de teleconferências Antes de viajar a negócios, verifique se é mesmo necessário estar pessoalmente no encontro ou se uma teleconferência resolveria a questão. Também certifique-se de que você é a pessoa mais indicada para participar da reunião ou se pode enviar outra pessoa.

7 Respeite seu ritmo
"Funciono melhor de manhã, por isso planejo a minha rotina de acordo com o meu ritmo. Chego ao trabalho às 7h30, porque sei que a partir das 16h começo a perder embalo. Até as 17h, já estou voltando para casa. Ficar horas no trabalho não significa que você está produzindo mais", afirma Carlos Ienne, presidente da Fedex no Brasil.



8 Cuidado com o fuso horário
Se você trabalha numa multinacional ou lida com clientes no exterior, tem de levar em conta o fuso horário. Informe-se da diferença de horas entre os países antes de enviar e-mails e agendar teleconferências. Para marcar uma viagem internacional, a antecedência tem de ser equivalente à duração dela.

9 Ajuste o foco antes
Mais de 60% das 1 045 pessoas que responderam a uma pesquisa da consultoria Tríade do Tempo acham que as reuniões de que participam são malconduzidas. O principal problema apontado por elas é a falta de foco. Uma reunião toma rumos indesejados por falta de clareza tanto do chefe quanto da equipe. Para evitar desvios, defina previamente a pauta por escrito e os resultados esperados. Revise cada item no início da reunião. No final, faça um resumo de toda a conversa e delegue as tarefas que forem necessárias.
10 Meia hora é suficiente
Se os resultados desejados estiverem claramente definidos e houver uma lista de assuntos e questões a serem abordados, não há por que uma reunião durar mais do que 30 minutos. Reuniões ou teleconferências precisam ter agenda clara e hora para começar e acabar.

11 Dê o RECADO Ao escrever um e-mail, seja o mais conciso e direto possível. Segundo o consultor americano Mike Song, que conversou com 8 000 funcionários de grandes corporações em todo o mundo, a maioria das pessoas não lê as mensagens, simplesmente "escaneia", ou seja, dá uma olhada rápida para ver qual é o assunto.

Para facilitar esse tipo de leitura, evite paredões de palavras. Divida o texto e faça ele caber numa única página. Comece pelo objetivo da mensagem e depois contextualize. No assunto, coloque informações que deixem claro o conteúdo do e-mail. "Como uma manchete de jornal", afirma Mike Song.

12 Convoque poucas pessoas 
Nada de amontoar 20 pessoas numa sala para ouvir o que você tem a dizer. "Para ser produtiva e permitir a participação de todos, a reunião deve ter de oito a 12 participantes", sugere Paulo Kretly, da FranklinCovey. Se a equipe for maior, uma alternativa é fragmentá-la.
13 Pare de reclamar do trânsito
Antes de comprar um imóvel, procure saber onde está a maior parte das empresas em que gostaria de trabalhar. Ao fazer esse exercício, você vai descobrir que pode morar muito mais perto de onde trabalha. Em cidades como São Paulo, esse fator é a diferença entre gastar 15 minutos ou quatro horas no percurso casa-escritório.
14 Coloque ordem na casa
O brasileiro gasta três horas por dia administrando o correio eletrônico, segundo Christian Barbosa, diretor da Tríade do Tempo. "Esse tempo pode ser reduzido pela metade", diz. Controle a sua curiosidade e estipule horários para se dedicar ao correio eletrônico. Desligar os alertas sonoros e visuais de recebimento pode ajudar. Lembrese que, se houver uma urgência, o telefone vai tocar. Crie um número limitado de pastas e tenha cuidado ao dar nome a elas, para que os assuntos não se confundam.

15 Mande um representante 
Em muitas reuniões, dá para você mandar um representante no seu lugar. Assim, você pode se concentrar naquelas que são importantes de verdade. Se você tem muitas reuniões com clientes, repasse a pauta do encontro no dia anterior com um colega de equipe e peça a ele que vá no seu lugar. Em uma próxima ocasião você retribui a gentileza.
16 - Consulte em HORAS determinadas
"Não consulte e-mails logo que chegar ao trabalho nem antes de dormir. O primeiro desvia você das prioridades, o outro apenas causa insônia A mensagem pode esperar até dez horas depois que tiver completado pelo menos uma de suas tarefas críticas do dia", diz o escritor Timothy Ferris.
17 Evite reunião surpresa
Reuniões em cima da hora não devem acontecer, salvo em situações de emergência. "Raramente as reuniões são para 'ontem'", afirma Christian Barbosa, diretor da Tríade do Tempo. Além disso, a chance de o encontro se mostrar improdutivo e roubar um tempo precioso é grande, uma vez que as pessoas não puderam se preparar. Convoque com, no mínimo, um dia de antecedência.
18 Receba menos enviando menos 
Quer conter a enxurrada de mensagens na sua caixa de entrada? Comece a enviar menos e-mails e reduza o número de destinatários. Segundo Mike Song, um profissional recebe três respostas para cada cinco mensagens que envia. Ou seja, quem abusa de recursos como "Responder a todos", "Cc" e listas de distribuição sofre as consequências. Antes de enviar, reflita sobre a relevância da mensagem para o destinatário. Se não quiser resposta, deixe isso claro no texto.
19 Mensagem com hierarquia
Ao gerenciar a caixa de entrada, use o bom senso e avalie os e-mails que exigem mais atenção. Para distinguir quais são importantes — clientes, pares, subordinados diretos e chefe —, aplique cores diferentes aos remetentes. Outra ferramenta permite identificar de cara se a mensagem foi enviada só para você ou para várias pessoas. "A alguns e-mails internos nem respondo. Muitas vezes, a própria pessoa se vira e resolve", diz Carlos Ienne, da Fedex.
20 Exercite o desapego
Muitas vezes, para conseguir dar conta do mais importante, é preciso deixar que algumas pequenas coisas ruins aconteçam, como ter de retornar uma ligação mais tarde para se desculpar, pagar uma pequena multa ou mesmo perder um cliente destemperado. Segundo Timothy Ferris, o caminho nem sempre é acumular mais tarefas, mas definir as poucas coisas que realmente podem mudar sua vida e seu negócio.
21 Delegue trabalho e também autoridade
Delegue trabalho e também autoridade Ao delegar, concentre-se nos resultados, e não no processo. Esteja aberto a sugestões, já que as pessoas resolvem os mesmos problemas de formas diferentes. Avise o que você espera, o prazo e delegue também autoridade. Quem tenta fazer algo e descobre que não dispõe de poder suficiente fica frustado e torna-se ineficiente
22 Saiba dizer "Não""
Oito em cada dez pessoas dizem perder tempo com atividades inúteis por não ter dito "não". Por isso, aprenda a fazê-lo quando necessário. Avalie se a demanda é imediata, marque a conversa para mais tarde ou delegue. Seja disponível, mas crie suas proteções. "Quando tiver de se concentrar, desligue telefone, e-mail e MSN", diz Christian Barbosa.

23 Organize-se para ler e aprender
Organize-se para ler e aprender Use o senso crítico para avaliar o que deve ler. Pessoas perdem tempo com informações interessantes, mas não importantes para seu trabalho e desenvolvimento.

Tente reservar um período do dia para leituras, de preferência um horário em que esteja bem acordado, com nível de compreensão alto. Se você dedicar a um livro 30 minutos por dia e conseguir ler 20 páginas, serão 600 páginas no fi m do mês. Mantendo o ritmo por um ano, terá lido 24 livros de 300 páginas.

24 Compre um blackberry... ou não
Para alguns executivos, existem muitos motivos para comprar um desses aparelhinhos que combinam celular e computador de mão — e permitem acessar e-mails de qualquer lugar. Reduzir a superlotação da caixa de mensagens é um deles. Para outros profissionais, um blackberry pode roubar o escasso tempo livre que têm. Esse risco existe, tanto que nos Estados Unidos o produto foi apelidado de "crackberry", por viciar seus usuários.
25 Conte sempre com o imprevisível
Elabore uma agenda realista, o que significa definir compromissos e também deixar espaços para mudanças de última hora. Alguns horários em aberto vão ajudá-lo a dar conta do recado. Já uma agenda rígida, com compromissos consecutivos, dificilmente será cumprida e causará frustração. Lembre-se que pressa e vontade de resolver tudo levam você a subestimar a duração das tarefas.
26 Concentre-se em mais valia
Para lidar com o acúmulo de tarefas e funções, é preciso ser eficaz. "O eficiente faz as coisas de maneira correta, o eficaz faz aquilo que agrega mais valor", afirma o headhunter Ricardo Rocco, da Russell Reynolds. A melhor maneira de fazer isso é escolher e negociar bem quais tarefas você sabe executar e que são estratégicas de verdade para o negócio. Quem faz isso tem foco nos resultados e usa sua capacidade para trazer maior retorno.
27 Seja estratégico
Se você sente que está perdendo tempo no trabalho em atividades menos importantes, e isso acaba com o restinho de horas livres que você teria para um projeto pessoal, planeje-se melhor.
28 Faça o IMPORTANTE Pesquisa da Tríade mostra que o brasileiro dedica apenas 30% do tempo às tarefas importantes. Reflita: concluir o relatório que o chefe pediu para "ontem" ou ir à reunião no colégio dos filhos? Se souber o que é realmente importante, fica mais fácil decidir.

29 Valorize seu tempo
O que você quer fazer com seu tempo? Essa pergunta é o ponto de partida para quem deseja se planejar melhor. Tenha clareza dos objetivos antes de começar a redistribuir as horas entre projetos profi ssionais e pessoais. Defina suas prioridades e avalie se você está usando seu tempo para persegui-las. A consultora Melissa Raffoni define esse processo como alavancagem de tempo. "Quem pondera de maneira crítica como gastá-lo está alavancando seu tempo."

30 Cuide da saúde 
Planejamento e disciplina fazem bem à saúde. Não importa se você é sedentário, está um pouco acima do peso ou é fumante. Se começar a correr cinco dias por semana por cerca de uma hora e meia, em seis meses estará pronto para disputar a São Silvestre. "Correr 30 minutos, três vezes por semana, pode reduzir em 60% o risco de infarto", diz o médico do esporte Paulo Zogayb.

31 Assuma-se como protagonista 
Enumere os papéis que você desempenha na vida: pai, filha, marido, executiva, cidadão. Não adianta fazer um planejamento para a vida pessoal e outro para a profissional, afinal, você é um só. Liste as atividades relativas a cada papel e a parcela de tempo que quer dedicar a cada uma delas. Lembre-se que é inevitável priorizar alguns papéis em detrimento de outros em alguns momentos. "Quem muito abraça pouco aperta", diz Paulo Kretly, da FranklinCovey.
32 Desconsidere certos telefonemas
"Não atenda números não reconhecidos. Surpreenda os outros, mas não seja surpreendido. Isso resulta em interrupções indesejadas e em situações precárias de negociação. Deixe a ligação cair no correio de voz e acesse depois. Se for preciso, contrate um serviço de gerenciamento de mensagens", diz Timothy em seu blog.
Fonte: http://vocesa.abril.com.br/desenvolva-sua-carreira/materia/32-ideias-administrar-seu-tempo-580366.shtml.

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